EPU Blog

Todos queremos que nuestro evento sea único e irrepetible, inolvidable para nosotros y para nuestros invitados, que no pase desapercibido sino recordado como el mejor.

Ya sea que fueras una empresa, un organizador o una persona que simplemente quiere hacer algo muy especial, es necesario tener en cuenta que para lograr el éxito ansiado, es muy importante seguir ciertos pasos que, de realizarlos bien, te darán la tranquilidad que sólo una cuidadosa organización te puede brindar.

Organizar un evento parece, a simple vista, una tarea muy sencilla, pero en realidad hay muchos detalles a tener en cuenta, si falta o falla algo puede resultar un fracaso.

¿Te imaginas decirle a unos novios que se vuelvan a casar o a una empresa que nuevamente vuelva a lanzar un producto, simplemente porque hubieron fallas estructurales que desmerecieron el momento tan esperado?

Debemos preocuparnos por cada detalle, por ejemplo en el caso que se tratara de una presentación o lanzamiento de productos, se debe buscar un lugar acorde a la cantidad de personas esperadas, acceso al lugar y estacionamientos, también se deberá pensar en la disponibilidad técnica en el lugar o bien la posibilidad de traer la propia. ¡No esperar hasta último momento para probar que todo funcione! Lo único que conseguiremos de ese modo es desfavorecer nuestra imagen dando una mala impresión ante los concurrentes. Debemos preveer, si hacemos las cosas a último momento pueden fallar.

En una entrega de premios, donde se requiere un escenario… alguien pensó ¿si en el salón alquilado hay espacio suficiente para montar un escenario, mesas y sillas? ¿Cómo será la disposición del mobiliario? ¿Se podrá ver a las personas allí arriba desde todos los puntos del salón?

¿Y qué pasa si un evento está perfectamente organizado, pero tiene una débil campaña publicitaria? Lo más probable es que poca gente se entere del mismo, se vendan pocas entradas, haya muy poca concurrencia y no logren cubrirse los costos.

Suena insólito pero se han dado casos en que las cosas lamentablemente no han salido como se esperaban o peor.

La buena noticia es que podemos prevenirlo, realizando una adecuada planificación con un buen plan de acción, definiendo tareas y responsabilidades, utilizando un check list que tome en cuenta todos los puntos esenciales que deben ser verificados cuidadosamente; para ello, es importante contar con un buen equipo de trabajo para la organización del evento.

El curso de Gestión, Organización y Desarrollo de Eventos, me ha permitido conocer todas las herramientas necesarias con las que debemos contar para garantizar el éxito de nuestros eventos, conocer los pasos a seguir y detalles a considerar para los mismos.

En lo profesional ha reforzado los conocimientos adquiridos en base a la experiencia obtenida en mi trabajo actual, así como en trabajos anteriores. Debo destacar que este curso no sólo me ha servido en el aspecto profesional sino también en el personal.

Recomiendo este curso a todas las personas que disfruten de organizar eventos, los cuales son muy importantes en todos los aspectos y a lo largo de nuestras vidas. Aquí, he tenido la oportunidad de aprender de un profesional en eventos, de intercambiar experiencias con mis compañeros, profesionales dedicados, y lo mejor de todo he conocido excelentes amistades.

Escrito por: Melissa Torres Gonzáles, Secretaria de Subgerencia de Relaciones Corporativas Luz del Sur y exalumna del curso “Gestión, Organización y Desarrollo de Eventos”, CEP – febrero 2012

Diversa literatura define a esta especialidad como el proceso de diseño, planificación y producción de eventos, donde cada actividad se convierte en única e irrepetible.

Considerando la premisa anterior, debemos tomar conciencia de la importancia que tiene el evento para el fortalecimiento de la imagen y prestigio de la empresa y/o institución organizadora pues, si la actividad resulta un fracaso o presenta irregularidades, sienta un mal precedente que afecta directamente a la compañía y al responsable del evento o comité organizador. El público asistente, es decir nuestros clientes y potenciales clientes, difícilmente borrarán de su memoria una pésima percepción.

Cuando se nos encomienda la tarea de organizar un evento resulta primordial establecer claramente los objetivos que se pretenden lograr, así como reconocer las características y particularidades de nuestro público objetivo, porque de esta manera podremos definir el mensaje que se requiere comunicar a los participantes. Mención aparte merece la asignación del presupuesto – en el supuesto de contar con uno –, pues existen eventos sujetos a un presupuesto y presupuestos sujetos a un evento. En el segundo caso, los auspicios y canjes por productos o servicios son nuestras principales estrategias para realizar dicha actividad.

Al tener claro los aspectos señalados iniciamos la etapa de producción, donde elaboramos el plan de ejecución del proyecto y los requerimientos del mismo, tanto a nivel de recurso humano como técnico. Aquí nos enfrentamos ante el proceso de cotización y contratación de proveedores, donde – por experiencia propia – es recomendable trabajar con proveedores conocidos y de experiencia comprobada en el rubro.

Existen diferentes tipos de eventos, éstos se pueden clasificar en eventos empresariales, institucionales y sociales. Dentro de esta categorización general se encuentran actividades que comúnmente conocemos, tales como conferencias, congresos, seminarios, aniversarios, graduaciones, etc. No obstante, en cualquier tipo de evento debemos establecer ventajas diferenciales que nos permitan asegurar el éxito del mismo, ejemplo de ello: elegir un lugar atractivo donde se desarrollará el evento, invitar a una personalidad de renombre que genere gran expectativa, desplegar un montaje creativo e innovador, diseñar una eficaz estrategia de difusión utilizando medios tradicionales e inclusive no tradicionales, como también elaborar un checklist considerando cada detalle para que el evento se desarrolle según lo planificado.

Determinar lo mencionado nos facilitará inclusive fijar resultados medibles, que luego nos permitirán comparar y analizar la actividad después de su ejecución, información que nos servirá como punto de partida para eventos posteriores. De esta manera podremos satisfacer las expectativas del organizador y de los asistentes al evento.

En un contexto de gran competitividad laboral y considerando lo descrito, la capacitación se convierte en una herramienta fundamental para el organizador y/o responsable del departamento encargado de esta función. Por ello, el CEP sobre Gestión, Organización y Desarrollo de Eventos, organizado por la Dirección de Extensión y Proyección Universitaria (EPU) de la USMP, se convierte en una interesante alternativa para la actualización de conocimientos en el área, pues permite intercambiar experiencias con profesionales de diferentes sectores empresariales e inclusive independientes.

Finalmente, es necesario resaltar la integración que generan los trabajos en equipo, pues permiten estrechar lazos amicales y de negocios entre los integrantes, que inclusive pueden perdurar según como se fortalezcan.

Escrito por:

Jose Tolentino Pinedo, Coordinador de Medios Online de la Revista Leadership, Consejo Latinoamericano de Escuelas de Administración – CLADEA, Universidad ESAN y ex alumno del curso Gestión, Organización y Desarrollo de Eventos, CEP – abril 2011.

Primero: Identificar un segmento de mercado virgen o poco desarrollado, para poder tener una posibilidad mayor de crecimiento al no tener una competencia en dicho segmento, o en su defecto pocos competidores. Un ejemplo claro sería desarrollar una empresa de catering para Velorios, donde los deudos son los que realizan este servicio al no tener la oferta adecuada, considerando el momento difícil que los mismos están pasando. Hay que recordar que este rubro está sostenido en el pilar de facilitar el servicio a un cliente que busca satisfacer necesidades tan variadas como la antes expuesta.

Segundo: Al iniciar una empresa de catering con poco presupuesto se puede tercerizar los requerimientos para el evento, se puede alquilar el menaje, y lo que le corresponde a la empresa es la correcta supervisión y aprobación de lo ofrecido por parte del proveedor de menajes. Se debe contar con una lista de proveedores de confianza y que no eleven demasiado el costo de la elaboración del evento, ya que la forma adecuada de hacer crecer la empresa de catering es reinvertir el 50% de las ganancias en compras. Se debe contemplar las alianzas estratégicas con estos proveedores para iniciar un vínculo comercial y laboral de forma permanente y que permita el desarrollo de ambas partes, ya que de una u otra manera ambos se necesitan.

Tercero: Por las características de la empresa, el personal de la empresa debe ser eventual, sólo será solicitado para cada evento, por ello es necesario que la empresa de catering tenga un equipo de trabajo seleccionado bajo un perfil diseñado por la misma empresa. La empresa de catering debe evitar mantener un personal empírico y de último momento que no cuenta con conocimientos básicos para la atención al público, ya que el servicio o atención al cliente es un producto más y debe ser un producto de calidad. Y para lograr todo ello debe existir un perfil diseñado para el puesto de trabajo y que nos lleve a una correcta selección, para contar con personal idóneo además de trabajar de manera legal al solicitarles la entrega de recibos por honorarios para hacer efectivos sus respectivos pagos.

Cuarto: Se debe contar con una oferta variada en precio y opción en lo que respecta al menú del evento, para ello se debe contar con conocimientos de gastronomía o en su defecto personal calificado en cocina, que me pueda brindar un respaldo al ofrecer las distintas opciones de menú para cada tipo de evento. Se debe considerar el horario del evento para la selección del menú, la época del año también determinará su elaboración, los gustos o preferencias del cliente también deben ser considerados. Otro punto es el contemplar las tendencias en el mercado con respecto a la oferta de menú, ya que muchos clientes llegan con una preconcebida al haber participado de algún evento con anterioridad y llevarse una grata impresión de la misma requiriendo una oferta similar a la vivida con anterioridad, por ello debo saber que las tendencias nos llevan hacia la comida ligera, con presentaciones tipo mini , la utilización de fingerfoods (presentaciones elaboradas para ser consumidas con las propias manos), etc.

Quinto: La planificación de un evento es la base del éxito de la misma. Para ello, se debe contar con el tiempo adecuado para la correcta planificación del evento: se deben contemplar todos los pormenores para la realización, se debe asistir con días de anticipación a inspeccionar donde se va a desarrollar el evento para poder evaluar las instalaciones y contemplar posibles imprevistos en el servicio, puntos de tomacorrientes, acceso a las áreas de los comensales, la zona de servicio y el espacio con el que se va a contar, la iluminación y diseñar rutas por donde se realizará el ingreso y salida de la zona de servicio, además contemplar rutas de evacuación en caso de sismos o incendios ya que pocas empresas de catering contemplan este detalle .

Sexto: Toda empresa de catering debe contar con 4 elementos importantes para tener un posicionamiento adecuado en el mercado tan competitivo en el cuál se van a desarrollar:

•V.U.C: Tener y desarrollar una Ventaja Única Competitiva, que me permita diferenciarse sólidamente de la competencia, que sea recordable por parte del cliente para que decidan requerir los servicios nuevamente en base al valor diferencial en torno a otras empresas del rubro.

•Valor Agregado: La empresa de catering debe ofrecer un valor agregado para superar las expectativas del cliente, la superación de las expectativas por parte de la empresa garantiza una satisfacción y ello debe ser tangible, único, creativo, y que por parte de la empresa no genere un costo elevado en su ejecución.

•Diseñar un Producto Corporativo: La empresa de catering debe diseñar un producto corporativo, un sello de la empresa como: un plato corporativo, un postre, una bebida, buscando la diferenciación y el posicionamiento en el mercado. El producto corporativo va a generar que la empresa sea reconocida fácilmente o en su defecto se le mencione constantemente.

•Detalles: La base de un buen servicio es la contemplación de la mayor cantidad de detalles en la misma, la empresa no debe pasar por alto todos los detalles que se puedan mostrar y realizar en un evento de catering. En nuestro mercado local hay un gran abanico de posibilidades al no estar todavía muy desarrollado el servicio, lo cual genera en la percepción del cliente un servicio personalizado y diferenciado. Esto es, todo lo que el cliente busca en la realización de su evento.

Por:

Claudio Costa Cancino

Profesor del curso ¿Cómo crear una empresa de catering? – EPU

Fuente: RPP Noticias