¿Cómo y por qué organizar un evento?
Diversa literatura define a esta especialidad como el proceso de diseño, planificación y producción de eventos, donde cada actividad se convierte en única e irrepetible.
Considerando la premisa anterior, debemos tomar conciencia de la importancia que tiene el evento para el fortalecimiento de la imagen y prestigio de la empresa y/o institución organizadora pues, si la actividad resulta un fracaso o presenta irregularidades, sienta un mal precedente que afecta directamente a la compañía y al responsable del evento o comité organizador. El público asistente, es decir nuestros clientes y potenciales clientes, difícilmente borrarán de su memoria una pésima percepción.
Cuando se nos encomienda la tarea de organizar un evento resulta primordial establecer claramente los objetivos que se pretenden lograr, así como reconocer las características y particularidades de nuestro público objetivo, porque de esta manera podremos definir el mensaje que se requiere comunicar a los participantes. Mención aparte merece la asignación del presupuesto – en el supuesto de contar con uno –, pues existen eventos sujetos a un presupuesto y presupuestos sujetos a un evento. En el segundo caso, los auspicios y canjes por productos o servicios son nuestras principales estrategias para realizar dicha actividad.
Al tener claro los aspectos señalados iniciamos la etapa de producción, donde elaboramos el plan de ejecución del proyecto y los requerimientos del mismo, tanto a nivel de recurso humano como técnico. Aquí nos enfrentamos ante el proceso de cotización y contratación de proveedores, donde – por experiencia propia – es recomendable trabajar con proveedores conocidos y de experiencia comprobada en el rubro.
Existen diferentes tipos de eventos, éstos se pueden clasificar en eventos empresariales, institucionales y sociales. Dentro de esta categorización general se encuentran actividades que comúnmente conocemos, tales como conferencias, congresos, seminarios, aniversarios, graduaciones, etc. No obstante, en cualquier tipo de evento debemos establecer ventajas diferenciales que nos permitan asegurar el éxito del mismo, ejemplo de ello: elegir un lugar atractivo donde se desarrollará el evento, invitar a una personalidad de renombre que genere gran expectativa, desplegar un montaje creativo e innovador, diseñar una eficaz estrategia de difusión utilizando medios tradicionales e inclusive no tradicionales, como también elaborar un checklist considerando cada detalle para que el evento se desarrolle según lo planificado.
Determinar lo mencionado nos facilitará inclusive fijar resultados medibles, que luego nos permitirán comparar y analizar la actividad después de su ejecución, información que nos servirá como punto de partida para eventos posteriores. De esta manera podremos satisfacer las expectativas del organizador y de los asistentes al evento.
En un contexto de gran competitividad laboral y considerando lo descrito, la capacitación se convierte en una herramienta fundamental para el organizador y/o responsable del departamento encargado de esta función. Por ello, el CEP sobre Gestión, Organización y Desarrollo de Eventos, organizado por la Dirección de Extensión y Proyección Universitaria (EPU) de la USMP, se convierte en una interesante alternativa para la actualización de conocimientos en el área, pues permite intercambiar experiencias con profesionales de diferentes sectores empresariales e inclusive independientes.
Finalmente, es necesario resaltar la integración que generan los trabajos en equipo, pues permiten estrechar lazos amicales y de negocios entre los integrantes, que inclusive pueden perdurar según como se fortalezcan.
Escrito por:
Jose Tolentino Pinedo, Coordinador de Medios Online de la Revista Leadership, Consejo Latinoamericano de Escuelas de Administración – CLADEA, Universidad ESAN y ex alumno del curso Gestión, Organización y Desarrollo de Eventos, CEP – abril 2011.
