¡Me cargaron un ADM!
Necesitaba comprar unos pasajes aéreos para unos familiares y estaba esperando ser atendida en una agencia de viajes IATA, cuando escuché conversar en el counter a 2 agentes de viajes sobre cómo les había ido la semana anterior. Uno de ellos le decía al otro muy consternado “me han cargado un ADM”, esto lo tenía sumamente preocupado, su amigo no pronunciaba palabra alguna ante lo escuchado, pero en su silencio se dejaba percibir una frase muda que por sus gestos decía: ¡Qué mala suerte!, inclusive casi podía notarse que se estremecía por un ligero escalofrío y quizás en su mente invocaba: “que eso nunca me pase a mí.” ¡Líbrenme de un ADM!
¿Y el nombre viene de? Sus siglas provienen del nombre en inglés: Agency Debit Memo, constituye un documento contable que hace las veces de una nota de débito que se gira a las agencias de viajes.
¿Para qué sirve el ADM? El ADM se utiliza para notificar a una agencia de viajes que debe un monto determinado a la línea aérea miembro de la IATA/BSP, el cual será estipulado en el ADM, así como la razón o razones por las cuales se realiza dicho cobro.
¿Cuál es el procedimiento? La agencia debe realizar el pago respectivo solicitado por la aerolínea salvo que exista alguna justificación para no hacerlo. En caso de desacuerdo, es decir, que la agencia tenga argumentos necesarios para rechazar dicho ADM, podrá refutar el cobro, para lo que tendrá que explicar su proceder a la aerolínea.
¿Cómo deben proceder las agencias? La agencia tiene la obligación de comunicarse con la línea aérea emisora dentro del período de disputa establecido. La agencia deberá dar explicación de las razones por las que realizó las acciones sancionadas o corregidas para lo que recomendamos adjuntar los documentos necesarios o justificables de haberlos. De no haber justificación alguna deberá realizar el pago estipulado.
¿Y quién es el responsable? El ADM puede generarse bebido a la emisión errónea en los datos consignados en la emisión de un boleto aéreo por lo que la agencia debita el cargo al counter o agente responsable de la emisión de dicho boleto o boletos aéreos. El counter por lo general investiga el procedimiento que realizó, así como las condiciones por las cuales actuó según lo reportado. De encontrar el error u omisión debido al cual se establece el cargo, el será el responsable de pagar el monto.
En algunos casos la política de las agencias es que, si se trata de una omisión de información, como por ejemplo omitir incluir un monto de impuestos, FEE, etc. se trate de cobrar al pasajero o cliente para que este pague la diferencia. Cuando el cobro es por un error en la emisión del boleto, es decir, no se incluyó un código, un descuento, anotaciones especiales obligatorias, información de documentos, etc., el pago será único y de total responsabilidad del agente de viajes o counter. Un ADM puede emitirse inclusive hasta un años después de la fecha de viaje final del pasajero. Los ADM varían de acuerdo a cada caso, ya que pueden haber montos desde los $ 5.00 o menos hasta los $2,500 o mucho más.
Se podría decir que para un agente de viajes el ADM hace las veces de las papeletas de tránsito. Cuando recibes un ADM tienes las misma sensación que cuando te ponen una papeleta al haber cometido una falta con tu vehículo, tus sentimientos, al recibirla entre la negación y la preocupación. Te embarga una sensación de molestia, pérdida de tiempo y tratamos de defender hasta lo inimaginable porque quizás te informan que el monto contiene 3 ceros. Finalmente si no hay justificación, deberás efectuar el pago.
Si quisiéramos evitar cometer faltas de tránsito tendríamos que solo leer el libro de reglas de tránsito, lo cual muchas veces no es tan sencillo en el procedimiento de emisión de boletos aéreos. Hoy en día sabemos que nuestro trabajo se basa en la amonestación frente al error. Una vez un counter me confesó haber tenido que pagar $ 1 800.00 por no colocar correctamente el validador de la aerolínea al tarificar.
Para evitar incurrir en faltas, errores u omisiones y tener que pagar por ello les sugiero considerar lo siguiente:
- Capacitarnos para estar debidamente formados y preparados para trabajar correctamente.
- Tener experiencia, que se consigue no solo por los años transcurridos, sino con la práctica.
- Actualizarnos constantemente en la información de las aerolíneas y de los GDS.
- Investigar. Tómate tu tiempo para detenerte un momento y resolver tus dudas o analizar situaciones de casos especiales, ¿por qué?, ¿cómo?
Cuando consigamos manejar y desarrollar estos puntos, podremos evitar recibir un ADM. Para quienes comienzan en el primer paso de la capacitación, les sugiero considerar aquellos temas en los que tendrán que tener sumo cuidado por las responsabilidades que conllevan como son los de tarifa áreas y boletaje, buscando aquella capacitación que me permita contar con las armas necesarias para no solo poder conocer el tema sino aplicar lo aprendido en mis labores diarias, es decir “en la cancha” y no tener que decir: “¡me cargaron un ADM!”.
Por:
Rossana Ortiz Flores
Profesora del curso Formación de Agentes de Viajes – EPU
Que importante informacion para quienes nos iniciamos en este campo, a tenerlo en cuenta y tener cuidado para no cometer errores que nos afectan economicamente.
Saludos,
Luz
Su articulo es la forma mas dinamica de explicar lo que significa el ADM, la manera en como lo asemeja a una papeleta de transito, con eso me quedo la idea del significado de un ADM, si bien es como un tipo impuesto para las agencias IATA, al no emitir correctamente un boleto de avion, me pongo en el lugar del agente de viaje, que por olvidar digitar un codigo o por omitir datos, te carguen un ADM que pudiera tener hasta 4 digitos,no digo que se este dando una injusticia, pues para ser un buen agente de viajes se debe tener una correcta capacitacion, ademas de concentracion en este caso la emision del boleto, para evitar luego sanciones como esta.
Que responsabilidad es ser agente de viaje,este articulo me dice y advierte que debemos prepararnos bien y hacer mucha practica ,que bueno por ensenarnos desde un principio a querer ser exelentes en la matria.
Su articulo es un impulso para darnos cuenta lo importante que es capacitarnos en este rubro y tener en cuenta que la concentracion es muy vital para no cometer errores…
Mediante su artículo de forma clara y detallada muestra cuán importante es el manejo y la aplicación correcta de la información que maneja un profesional como el agente de viaje.
En una carrera como esta, en donde a diario se actualiza información, donde las aerolíneas y el ente regulador modifican la misma, es de mucha importancia que el profesional se mantenga atento a estos cambios, mediante actualizaciones, capacitaciones, etc; todo esto en pro de evitar errores que no solo causen incomodidades sino también descuentos para el agente.
Eric Reátegui G.
Después de haber leido su articulo, reflexiono cada dia mas cuando veo estos articulos de suma importancia que nos ayuda a preveer y a saber atenernos cuando nos toquemos con algunas de estas cosas, no dejo de sorprenderme de todo lo que hay que aprender en esta vida de agentes de viaje y mas si cuando quien te la enseña es una persona que a parte de ser una profesora es una compañera mas de nosotros que nos inspira en lo que queremos y nos amplia mas nuestros horizontes con respecto de lo que queremos aprender…
Muy importante su articulo, se que hay mucho por aprender, y mientras mas informacion capte mi PC(cerebro) mejor maquina equipada seré, le sabré dar uso y despertaré sonrisas en mi clientes de poder confiar de un verdadero agente de viajes a quien acuden para que le solucione sus problemas y regalarle una sonrisa colgate =)
Saludos.